Maintenir propres et consistantes les données des systèmes de gestion de collections
Maintenir des données propres et consistantes représente un défi même pour le plus expérimentés des saisisseurs de données. Axiell accorde une réelle importance à ce sujet, et mène régulièrement des réflexions sur la manière d’assurer que les données saisies demeurent propres, quel que soit le processus mis en oeuvre. Un consensus a été trouvé sur le fait que la participation de l’ensemble de l’institution dans la démarche de propreté des données était essentielle, et que cela demandait un effort permanent.
L’état actuel des données impacte la façon dont nous interagissons avec. Sans données claires et précises, les utilisateurs web se frustrent et abandonnent leurs recherches, les chercheurs peuvent négliger des propriétés importantes de la collection, et les équipes peuvent avoir des difficultés à créer des statistiques précises pour les gestionnaires de ligne. Les utilisateurs peuvent se retrouver à calculer frénétiquement des nombres sur une feuille Excel pour prouver la conformité des accréditations, ou encore maintenir des listes sous Word pour générer des rapports annuels pour le conseil d’administration. Chaque fois qu’un processus ou rapport doit être fait manuellement, cela coute de l’argent et du temps à l’organisation.
Les données inconsistantes proviennent de nombreuses sources : héritage de la migration, variation des standards et exercices dans le temps, entrainement insuffisant, données ambiguës. Les informations peuvent être cataloguée à plusieurs niveaux : certaines dans des collections, d’autres sous forme de dossiers ou d’éléments sans aucune justification identifiable pour l’approche descriptive adoptée. De plus, la fusion de plusieurs systèmes isolés d’une institution dans des répertoire plus globaux met en exergue les différences de pratique dans chacun des départements. Les différences de terminologie employée s’ajoutent à la confusion, apportant de nouveaux points de divisions. Les gestionnaires de collections et de documentation se voient contraints de mettre en place des projets sur plusieurs décennies pour consolider les données de leur organisation et satisfaire les utilisateurs qui avaient du mal e exploiter la base de données due aux différences de méthodologie.
Avec les données au centre d’autant de projets d’importance, s’assurer que le cœur des informations de votre base de données est propre et utilisable devient décisif pour de nombreuses applications externes ou internes.
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