Axiell : les 7 clés pour accélérer la numérisation des collections d’une institution

1. Définir une stratégie et s’y tenir
   Essayer de mettre en place une grande stratégie générale pour utiliser des bénévoles ou du crowd- sourcing ne fonctionne généralement pas. Les institutions qui ont rencontré le plus de succès dans ces approches utilisent ces ressources dans des objectifs et tâches spécifiques, et basent leur stratégie autour de ces projets particuliers. Avant de s’engager sur cette voie, il est préférable de s’assurer que les résultats que l’on souhaite atteindre sont clairement définis, et d’adapter son approche pour les atteindre.
2. Trouver le bon bassin de volontaire
   Rechercher un partenariat avec des groupes ou des organisations peut permettre de trouver une base stable de candidats intéressants. Les universités locales avec des enseignements pertinents pour une institution ou des groupes intéressés sont souvent de bons points de départ. Il est fréquent de devoir faire face à un taux élevé de rotation et de désengagement. Une relation durable avec les partenaires peut empêcher le projet de s’arrêter du jour au lendemain par une baisse subite de participants. Identifier ces groupes est facile si les objectifs sont clairement définis.
3. Autoriser les entrées de données en ligne
   Il est pertinent de permettre aux volontaires et partenaire de rentrer des données depuis leur navigateur web directement dans le système de gestion de collection de l’institution. Cette approche permettra de tirer parti d’un plus grand bassin de bénévoles puisqu’ils pourront travailler à distance, il y a moins de répétition dans le travail des équipe et moins de demande de matériel informatique dans l’institution.
4. Faciliter le démarrage
   Les institutions doivent souvent faire face à un nombre élevé de turnover. Avoir un système facile d’util- isation et intuitif à prendre en main peut drastiquement réduire le suivi que le personnel employé doit fournir, et tout nouveau participant pourra se mettre à travailler rapidement et efficacement. Il est utile de concevoir des méthodes de travail claires, de s’assurer que la technologie requise est accessible aux participants, et de construire une documentation digeste.
5. Contrôler le vocabulaire et les terminologies
   Là où cela est possible, la mise en place de listes déroulantes est un parti-pris à adopter. Il est aussi possible de donner des terminologies vérifiées aux utilisateurs pour réduire les chances qu’ils n’entrent des données erronées. Les sites avec des collections multidisciplinaires peuvent partager les thématiques qui nécessitent différentes terminologies. Dans ce cas précis, il faut privilégier des questionnaires qui affichent des choix différents pour des collections différentes. La solution à choisir est celle qui donne le plus de contrôle pour gérer efficacement les données.
6. Personnaliser les messages et la documentation
   L’institution doit adapter les messages d’aide et la documentation pour qu’ils offrent des définitions est des exemples d’entrée de données qui reflètent son style et ses usages. Les exemples et les fonctions d’aide sont toujours utiles pour ceux qui entrent des données pour la première fois.
7. Ne pas compliquer les instructions
   Plutôt que de risquer les utilisateurs dans de longs processus avec de nombreuses étapes, mettre en place un résumé rapide avec un nombre limité de mots, et des instructions claires. Rester simple est souvent suffisant pour aider à guider les utilisateurs à travers leur tâche.

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